Cartilha de Uso: Arquivos Indispensáveis para a Prestação de Contas

1. Documentação Bancária

• Extratos Bancários Mensais: Documentação completa (do início ao fim da execução) em formato PDF. Os extratos devem ser da conta específica e exclusiva da emenda, devidamente conciliados.
• Comprovantes de Pagamento: Comprovantes de liquidação (TED, Pix ou transferências) vinculados individualmente a cada nota fiscal.
• Demonstrativo de Rendimentos: Caso o recurso tenha sido aplicado, comprovar que os rendimentos foram integralmente reinvestidos no objeto da emenda.
• Comprovante de Restituição de Saldo: Guia de Recolhimento da União (GRU) ou comprovante de devolução ao Tesouro Nacional em caso de saldo remanescente ou rendimentos não utilizados.

2. Execução da Despesa (Fiscal e Legal)

• Documentos Fiscais e de Empenho: Notas Fiscais, Notas de Empenho, Notas de Liquidação e Ordens de Serviço. Atenção: É obrigatório constar no corpo da nota a identificação do repasse (número do convênio ou nome da emenda).
• Certidões de Regularidade: Certidões dos fornecedores (FGTS, Tributos Federais e Trabalhistas) válidas na data de cada pagamento.
• Processo Licitatório: Cópia integral do edital, atas de adjudicação, homologação e demais documentos que justifiquem a escolha do fornecedor (incluindo processos de dispensa ou inexigibilidade).
• Instrumentos Contratuais: Contratos e termos aditivos devidamente assinados.

3. Comprovação do Objeto (Evidência Física)

• Relatório de Execução do Objeto (REO): Acervo probatório com fotos e laudos que atestem a conclusão do serviço ou a entrega do bem.
• Relatórios de Medição e Recebimento: Termos de Recebimento (Provisório e Definitivo) ou relatórios de medição (para obras), assinados pelo fiscal responsável.
• Termos de Aceite: Documento formal atestando que os materiais ou serviços estão em total conformidade com as especificações técnicas.

Sugestão de Organização de Pastas

Para facilitar o upload e a auditoria, organize os arquivos na seguinte estrutura:

• PASTA 01 - DOCUMENTAÇÃO BANCÁRIA
  • 01.1_Extratos_mensais
  • 01.2_Comprovantes_Pagamento
  • 01.3_Rendimentos_e_Saldos
• PASTA 02 - EXECUÇÃO DA DESPESA
  • 02.1_Notas_fiscais_e_Empenhos
  • 02.2_Certidoes_Regularidade_Fornecedores
  • 02.3_Processo_Licitatorio
  • 02.4_Contratos_e_aditivos
• PASTA 03 - COMPROVAÇÃO DO OBJETO
  • 03.1_Relatorio_Execucao_Fotos
  • 03.2_Medicoes_e_Recebimento
  • 03.3_Termos_de_aceite